Przejdź do treści
Lead

Umawianie spotkań handlowych jako mierzalny proces

Spotkanie umówione i spotkanie odbyte to dwie różne rzeczy, a różnica między nimi jest w polskich firmach zaskakująco duża i prawie nigdy nie jest mierzona.

Twoje dane zostają Twoje. Bez karty. Dane w UE.

Krótka odpowiedź

Umawianie spotkań handlowych jest mierzalne wtedy, gdy rozdzieli się cztery etapy: kontakt, odpowiedź, spotkanie umówione i spotkanie odbyte. Koszt jednego spotkania to koszt kampanii podzielony przez liczbę spotkań odbytych, a nie umówionych. Najtańszą poprawą w całym procesie jest zwykle zmniejszenie odsetka spotkań, które nie doszły do skutku, bo koszt dojścia do nich został już poniesiony.

Policz koszt spotkania

W skrócie

4

etapy do rozdzielenia

2

terminy do wyboru

5

minut na potwierdzenie

To są elementy procesu opisanego niżej, nie statystyki skuteczności.

Od odpowiedzi do odbytego spotkania

01

Odpowiedź trafia do jednej skrzynki

Pierwsza decyzja organizacyjna jest ważniejsza niż jakakolwiek technika: ustalasz, kto odbiera odpowiedzi i w jakim czasie reaguje. Odpowiedź obsłużona po dwóch godzinach zachowuje się zupełnie inaczej niż ta sama odpowiedź obsłużona po trzech dniach.

Ustalone: kto, w jakim czasie i co robi na urlopie.

02

Kwalifikacja przed umówieniem

Zanim padnie propozycja terminu, zadajesz pytania kwalifikujące. Umówienie spotkania z kontaktem, który nie spełnia kryteriów, jest najdroższym rodzajem uprzejmości: kosztuje godzinę handlowca i miejsce w kalendarzu.

Ustalone: czy w ogóle warto się spotkać.

03

Dwa konkretne terminy

Nie „kiedy Panu pasuje", tylko „czwartek dziesiąta czy piątek trzynasta". Wybór między dwiema opcjami jest łatwiejszy niż odpowiedź na pytanie otwarte i jednocześnie nie brzmi jak naciskanie.

Ustalone: data i godzina, a nie deklaracja kontaktu.

04

Potwierdzenie w ciągu kilku minut

Mail z agendą w trzech punktach, informacją, ile spotkanie potrwa, i kto weźmie w nim udział. Brak takiego potwierdzenia jest najczęstszą przyczyną różnicy między umówionym a odbytym.

Ustalone: obie strony wiedzą, po co się spotykają.

05

Przypomnienie dzień wcześniej

Jedno zdanie, bez pytania „czy termin aktualny", bo to pytanie samo w sobie otwiera drogę do przełożenia. Zamiast tego potwierdzenie agendy i ewentualne dosłanie materiału.

Ustalone: spotkanie jest w kalendarzu obu stron.

Ile kosztuje jedno spotkanie u Ciebie

Wpisz własne wskaźniki. Kalkulator pokaże liczbę spotkań przy danej wielkości kampanii oraz koszt jednego z nich przy wybranym planie. Wszystkie wartości startowe są założeniami do zmiany.

Kalkulator kosztu spotkania

Liczy się w przeglądarce, nic nie wysyłamy

To Twoje założenia, nie nasze wyniki. Zmień suwaki i policz własny scenariusz.

Plan, którym liczymy koszt

Ceny netto miesięcznie. Pełne zakresy planów w cenniku.

odpowiedzi

kontakty × %

rozmowy kwalifikowane

odpowiedzi × %

spotkania

rozmowy × %

nowi klienci

spotkania × %

Koszt jednego spotkania

cena planu ÷ liczba spotkań

koszt pozyskania klienta (CAC)

wynik miesiąca (przychód − plan)

Lejek w skali

Kontakty
Odpowiedzi
Rozmowy kwalifikowane
Spotkania

Wszystkie wskaźniki startowe są założeniami do zmiany, nie naszą deklaracją i nie średnią rynkową. Gdy kampania działa, w te pola wpisujesz własne dane z wysyłek.

Cztery przyczyny spotkań, które się nie odbyły

Termin zbyt odległy

Spotkanie umówione na za dwa tygodnie ma wyraźnie niższą szansę odbycia niż to samo spotkanie za trzy dni. Motywacja rozmówcy jest najwyższa w chwili rozmowy i od tego momentu spada.

Poprawka: proponuj terminy w najbliższych dniach roboczych.

Brak agendy

Rozmówca, który nie wie, o czym będzie spotkanie, traktuje je jako pierwsze do przełożenia, gdy pojawi się cokolwiek pilnego. Agenda w trzech punktach zmienia tę kalkulację.

Poprawka: agenda w mailu potwierdzającym, zawsze.

Zła osoba w kalendarzu

Spotkanie umówione z osobą, która nie ma mandatu, bywa odwoływane, gdy okazuje się, że trzeba zaprosić przełożonego. Lepiej ustalić to w rozmowie umawiającej.

Poprawka: pytanie „kto jeszcze powinien być na spotkaniu".

Brak potwierdzenia

Spotkanie, które nie trafiło do kalendarza rozmówcy jako zaproszenie, istnieje tylko w Twoim kalendarzu. To najczęstsza i najprostsza do usunięcia przyczyna.

Poprawka: zaproszenie kalendarzowe w ciągu pięciu minut.

Pytania o umawianie spotkań

Czy Lead umawia spotkania za mnie?

Lead prowadzi kampanię i kwalifikuje odpowiedzi według Twoich kryteriów, a kwalifikowany kontakt przekazuje razem z kontekstem. Samą rozmowę umawiającą i spotkanie prowadzi Twój zespół, bo to jest moment, w którym powstaje relacja i wiedza o rynku. W planie Enterprise ustalamy zakres indywidualnie.

Ile kosztuje umówienie jednego spotkania?

To wynik dzielenia kosztu kampanii przez liczbę odbytych spotkań, więc zależy od czterech Twoich wskaźników: odsetka odpowiedzi, odsetka zainteresowanych, odsetka domknięć na termin i odsetka spotkań, które faktycznie się odbyły. Kalkulator na tej stronie liczy to na wartościach, które sam wpisujesz. Nie podajemy średniej rynkowej, bo bez Twojej branży i kanału nic by nie znaczyła.

Co zrobić, gdy rozmówca odwołuje spotkanie?

Nie traktuj tego jako końca tematu, bo w B2B to najczęściej kwestia priorytetów w danym tygodniu. Zasada, która działa: przy odwołaniu od razu proponujesz dwa nowe konkretne terminy, a jeśli rozmówca nie może ich potwierdzić, ustalasz datę powrotu i przenosisz kontakt na ścieżkę odłożoną z zapisaną datą. Bez tej ścieżki kontakt po prostu ginie.

Powiązane strony

Zbuduj pierwszą kampanię i policz koszt spotkania.

Wybierasz branżę, wielkość, rynek i kanał. Dostajesz profil idealnego klienta, kryteria kwalifikacji z wagami, gotową sekwencję i matematykę lejka na własnych założeniach. Bez logowania, bez karty.

Zbuduj kampanię

Twoje dane zostają Twoje. Bez karty. Dane przetwarzane w UE. Konto i dane usuwasz w każdej chwili.