Baza mailingowa firm: zakup bazy mailingowej, ile kosztuje i co wolno wysłać z kupionej bazy

Ceny baz mailingowych są niskie, bo większość z nich powstaje z publicznych rejestrów, które każdy może przeszukać: CEIDG dla działalności jednoosobowych, KRS dla spółek i REGON. Dostawca dokłada do tego adres e-mail i telefon ze stron firm i porządkuje wszystko według kodów PKD, województw i wielkości. Różnice w cenie wynikają z trzech rzeczy: czy adres jest ogólny (biuro@, kontakt@) czy przypisany do osoby, jak często baza jest odświeżana i czy dostajesz plik, czy tylko wysyłkę.

Tabela zestawia cztery sposoby zdobycia adresów do firm. Liczby pochodzą z publikowanych cenników i opisów ofert, a ostatnia kolumna mówi, czego w danym modelu nie kupujesz, bo to ona decyduje o wyniku kampanii.

Sam zakup jest legalny, jeśli dostawca zebrał dane zgodnie z prawem, najczęściej z publicznych rejestrów i stron firm. Problem zaczyna się przy wysyłce. Od 10 listopada 2024 roku obowiązuje Prawo komunikacji elektronicznej, a jego art. 398 zakazuje używania telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących do przesyłania informacji handlowej, w tym marketingu bezpośredniego, bez uprzedniej zgody abonenta lub użytkownika końcowego. Przepis zastąpił uchylony art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną i art. 172 Prawa telekomunikacyjnego.

Dla kupującego bazę najważniejsze jest to, że zgoda dotyczy także firm, a nie tylko osób prywatnych. Rekord w pliku nie jest zgodą. Dostawcy uczciwie to przyznają: bazy.biz pisze na swojej stronie, że bazy nie zawierają zgód marketingowych, a kupujący sam odpowiada za obowiązek informacyjny z art. 14 RODO i za zgodę z art. 398 PKE. Wiadomość z ofertą wysłana do tysiąca adresów z takiego pliku to tysiąc informacji handlowych bez zgody.

Druga warstwa to RODO. Adres w formacie imie.nazwisko@firma.pl jest daną osobową, więc potrzebujesz podstawy przetwarzania, a osobie, do której piszesz, musisz przekazać informacje z art. 14 RODO najpóźniej przy pierwszej wiadomości. Obie warstwy i to, co zapisywać przy każdym rekordzie, rozpisaliśmy w tekście o cold mailingu B2B a RODO. Treść pierwszej wiadomości w konkretnej kampanii warto ustalić z prawnikiem.

Jeśli po tym wszystkim baza nadal jest Ci potrzebna, na przykład jako surowiec do dalszej selekcji albo do kontaktu telefonicznego z działem zakupów, zadaj dostawcy te pytania przed zapłatą. Odpowiedzi szybko pokazują, czy płacisz za dane, czy za problem.

Pierwszy powód to adres. Duża część rekordów w bazach z rejestrów to skrzynki ogólne, które czyta sekretariat albo nikt. Wiadomość o systemie do magazynu, która trafia na biuro@ firmy produkcyjnej, rzadko dociera do kierownika logistyki. Drugi powód to brak powodu kontaktu: w pliku jest firma z właściwym kodem PKD, ale nie ma informacji, że właśnie otwiera drugi magazyn albo szuka kogoś na stanowisko, z którym Twój produkt ma związek.

Trzeci powód to reputacja skrzynki. Wysyłka do tysięcy adresów, z których część nie istnieje, a część zgłasza wiadomość jako spam, obniża dostarczalność całej domeny, także zwykłej korespondencji handlowców. Dlatego firmy, które piszą do nowych kontaktów, prowadzą wysyłkę z osobnej domeny i skrzynek założonych na polskim hostingu dla firm, z limitem dziennym i rozgrzaniem. To jednak zabezpiecza domenę, a nie poprawia listy.

Różnicę między listą firm a listą leadów rozpisaliśmy na stronie o bazie danych firm B2B, a pełne porównanie sposobów zakupu, od rekordów po umówione rozmowy, w tekście gdzie kupić leady.

Baza mailingowa opłaca się jako surowiec, gdy sprzedajesz produkt masowy o niskiej cenie, masz zespół, który sam przefiltruje plik, i kanał, w którym zgoda nie jest przeszkodą, na przykład telefon do działu zakupów z pytaniem o właściwą osobę. Wtedy płacisz grosze za rekord i wiesz, że resztę pracy wykonasz sam.

Własna lista opłaca się, gdy jedna umowa jest warta kilka czy kilkadziesiąt tysięcy złotych, a handlowcy mają czas na kilkanaście dobrych rozmów w tygodniu, a nie na tysiąc wiadomości. W Lead generator buduje profil idealnego klienta, listę firm z sygnałem zakupowym i datą, pięć pytań kwalifikujących z wagami i sekwencję, w której pierwsza wiadomość zaczyna się od powodu kontaktu, a nie od oferty. Plan Start kosztuje 2 900 zł netto miesięcznie za jedną kampanię w jednym kanale, z pojemnością do 400 nowych kontaktów, bez opłaty za lead. Plany porównasz w cenniku, a technikę krótkiej sekwencji mailowej opisaliśmy przy leadach z cold mailingu.

Test przed decyzją jest prosty: policz, ile rozmów z osobą, która może kupić, potrzebujesz w kwartale, i ile kosztuje jedna taka rozmowa w każdym modelu. Rachunek na własnych liczbach zrobisz na stronie o umawianiu spotkań handlowych. Jeśli wychodzi, że potrzebujesz trzydziestu rozmów, 300 000 adresów nie jest odpowiedzią na ten problem.